クラウド型ワークフローシステムなら稟議・各種申請業務の電子化を自部門だけで運用できる!?

社内の稟議や各種申請業務を電子化するためのワークフローシステム。
従来は、自社所有のサーバーに導入するオンプレミス型が一般的で、情報システム部門が中心となって構築・運用・保守を担っていましたが、クラウド型のサービスの登場により、容易にサービスを導入することができるようになったため、企業ではそれぞれの部署に必要なシステムを自部門で選定し、導入を進める機会も増えてきています。

ワークフローシステム「Create!Webフロー」も、クラウド版の「Create!Webフロー Cloud」を提供しています。 パッケージ版と比較して、システムを利用する立場であるユーザー部門に属するお客様からの問い合わせが多く、また検討から利用開始までの期間が短いという特徴があります。

そこで本稿では、クラウド版ワークフローシステムのメリットについて解説します。

情報システム部門のリソース確保は不要

社内環境、いわゆるオンプレミス環境へのシステムの導入には、運用・保守を行うための担当者が社内に必要です。導入時の構築から稼働状況の監視、災害や障害に備えたバックアップ体制や定期的なメンテナンスなど、それなりの人的リソースが求められます。

その点、クラウド型の場合、基本的なシステムの管理はサービスを提供しているベンダーが行うため、必ずしもシステム管理に関する専門知識を有した担当者を配置する必要がありません。

セットアップ済みのシステムを利用するだけなので、使い始めるまでのステップが少なく、申請書の追加や承認ルートの変更などのワークフローの管理は、ユーザー部門の方自らが画面上から自由に設定して運用いただくことが可能です。

これまで新しいシステムの導入を検討する際には運用・保守を担当する情報システム部門との連携が欠かせませんでしたが、クラウドサービスを利用することで、自部門のみで導入を進めることができます。

導入準備が少なく、低コストで始められる

つぎに、クラウドサービスの大きな特徴として、初期コストを抑えられることが挙げられます。

オンプレミス型のワークフローシステムの場合は、利用するアプリケーション以外に、サーバーやOSなどの調達が必要となります。あらかじめ、想定される利用規模や負荷や容量について十分な環境を整える必要があるため、初期コストが高額になりがちです。

一方、クラウド型は一般的に月毎の定額制です。初期コストは不要であるか必要になってもオンプレミスの場合とは比較にならないほど低額です。ハードウェアやソフトウェア、アプリケーションのライセンスなどの資産を保有することなく、システム利用料金を、ユーザー数やデータ量に合わせて支払います。

初期投資が小さく、毎月一定額のため、小規模ユーザーでも利用しやすく中堅中小規模の企業における導入のハードルも低くなりました。また、大企業においても一部門のみでの利用やスモールスタートから徐々に利用部門を拡大して、将来的には全社導入していくニーズも増えています。予算や規模に応じた導入計画を柔軟に立てられるのもクラウドならではの特性です。

以上、クラウド型ワークフローシステムのメリットについて、解説させていただきました。

「時は金なり」という言葉もあるとおり、導入や継続の検討に時間がかかること自体も組織にとってはかなりのコストがかかっています。「ユーザー部門だけですぐに使い始められる」「月額利用」というオンデマンドによる利用形態は、ワークフローシステム選定における重要なポイントと言えそうです。