働き方改革の第一歩　場所と時間にとらわれない申請・承認業務を実現するには？

働き方改革はなぜ一筋縄ではいかないのか？

昨今、少子高齢化による労働力の減少などを背景に、「働き方改革」の機運が高まっており、企業には、社員が場所や時間に縛られることなく、効率良く仕事を行える環境作りが求められています。働き方の自由度が高まることで、生産性の向上やイノベーションの創出、ワークライフバランスの実現など、多様なメリットが期待できるためです。

ただし、働き方改革を実現するために何をすべきかで悩む企業は、規模の大小を問わず多いようです。それも当然のことかもしれません。ひと口に「働き方」といっても、社内にはいくつもの部署や業務が存在します。また、テレワークの推進などを目的とした業務の見直しは多くの企業にとって前例がなく、理想的なゴールを描くのはハードルが高いものです。

例えば、テレワークの実践に関して、多くの企業でボトルネックになっているのが、紙ベースでの既存業務です。もし在宅で仕事をすることが可能になったとしても、申請書などの提出、承認作業のために、わざわざ出社せざるを得ません。これでは働き方改革は不十分と言えるでしょう。

そうした中で、改めて見直されているのが、スマートフォン、タブレット、ノートPCなどの端末を活用して、社外でも決裁業務などを行うことができるワークフロー製品です。

育児に忙しい女性社員も支援

ワークフロー製品は、既存の業務書類を電子化するとともに、一連の承認プロセスを自動化することを目的としています。主な導入メリットは、紙文書の持ち運びや捺印などの手間が省けるため、申請から承認・決裁までの期間を格段に短縮できることです。そのため、業務効率の向上や意思決定の迅速化などを目的に、社員の働き方を大きく変えることが可能となります。

例えば、紙文書での申請・承認が定着している企業では、顧客に見積書の提出が必要になった場合、営業担当者は取引先から自社に戻って作成し、上司に提出して承認を得ています。

しかし、見積書の作成にワークフロー製品を導入した場合、営業担当者はわざわざ帰社することなく、外出先からノートPCで作成した書類を上司に提出できるようになります。見積書の内容に問題がない場合、上司は外出先からでもクリック1つで承認できるため、営業担当者は顧客への迅速な提出が可能となります。

また、育児のために在宅勤務を選択した社員の場合、その方が在宅を選択した理由は保育施設への送り迎えや、子どもの急な体調不良のために、会社に出社する時間の確保が難しかったからでしたが、福利厚生などに関する各種申請書の提出のため、総務部からしばしば会社に呼び出されることがあり大きな負担となっています。

それが、ワークフロー製品の導入を機に、自宅で申請作業が行えるようになり、会社に出向く必要がなくなったため、より時間を有効活用できるようになります。そして、社員の会社に対する不満を解消することにより、企業側は社員の退職リスクを軽減し、組織力を維持することができます。

このように、ワークフロー製品をうまく既存の業務に組み込むことで、「長時間労働の是正」「子育て・介護と仕事の両立」「テレワークをはじめとした柔軟な働き方の実現」など、働き方改革の実現に近づくことができるのです。

使いやすさにこだわった「Create!Webフロー」

ただし、現在世に出ているワークフロー製品は、それぞれ機能面で細かな違いがあるため、担当者は導入判断に迷うこともあるでしょう。導入効果をできる限り高めるために、果たして何を基準に製品を選定すべきなのでしょうか。そこで押えておきたいのが、ワークフローは「紙文書の電子化」を出発点としていることです。つまり、紙文書の使い勝手をどれだけ再現できるかが、現場での操作のしやすさを大きく左右するということになるのです。

弊社が提供する「Create!Webフロー」は、この点へのきめ細やかな配慮で、支持されています。Create!Webフローは、仕組みはシンプルですが、遠隔地での申請・承認業務を可能にし、無駄な労働時間やコストを大幅に削減できるツールです。「働き方改革を進める中で既存の仕事のやり方をどう変えていけばいいか分からない……」といった悩みを抱える担当者の心強い味方になります。