意思決定の迅速化でビジネススピード・競争力向上
Create!Webフロー セールスチーム
昨今、国内外ともに社会の変化が一層速くなっており、それに伴い自社・顧客・競合を取り巻くビジネス環境の変化も加速していないでしょうか。
組織としては、変化に取り残されないために機敏に対応することが一層求められ、ビジネススピードを向上させる事がより重要となっています。
環境変化のスピードの上昇にあわせて適応できる企業が顧客からより選択されやすく、競合との競争優位に立つ鍵の一つになるため、ビジネススピードを上げる事は企業の競争力向上にも繋がります。
本記事がビジネススピードアップをご検討の方への参考になりましたら幸いです。
意思決定の迅速化 = ビジネススピード向上
ビジネスは組織内で大小さまざまな意思決定が元となり日々進んでいることから、意思決定を迅速化することがビジネススピードを上げることに直結します。
組織の意思決定は稟議書をはじめとした文書を用いる事も多く、回覧方法としては印刷して捺印し、次の人に物理的に紙を渡す、もしくはワークフローシステムなどで電子的に進める方法があります。
ビジネススピード対決 「紙 vs ワークフローシステム」
例を用いて紙とワークフローシステムで稟議を回覧する企業のスピード感を比べてみましょう。
あるコンペにてA社とB社が競合となり、1ヶ月後に提案するためにそれぞれの会社が案件稟議を回すことになりました。
両社ともに部門内での承認後に複数人の役員承認と社長決裁が必要であり、A社の稟議は紙での回覧、B社はワークフローシステムで電子的に回覧します。
まずA社を見てみましょう。
申請書の作成
過去に類似の案件があったようだと話を聞いたので、そのノウハウを活用するために過去の決裁文書から稟議書を探すことにしました。
しかし、過去の決裁文書は紙で保管されており、膨大な紙の中から目的のものがなかなか見つかりません。
部内承認
なんとか過去の稟議書を見つけ出し、それを懸命に転記・適宜修正し今回の案件稟議が完成しました。
まずは課長の承認を得ますが、課長は在宅勤務のため、捺印は数日後の出社時となりそうです。
また、部長は出張中なので、部門内の承認完了は更に時間を要しそうです。
役員・社長決裁
ようやく部門内の承認が終わったので役員と社長のスケジュールを大急ぎで確認し、少しでも早く決裁を完了させるため、全ての役員・社長から捺印をもらうために社内を奔走します。
捺印が完了する頃には既に稟議書の作成開始から数週間が経過しており、コンペの提案資料の作成にかける時間があまり無さそうです。
次にB社を見てみましょう。
申請書の作成
過去に決裁された類似案件の稟議がワークフローシステム内で共有されていたため、検索してすぐに発見することができました。
部内承認
過去の稟議書の内容を自動転記し、変更のない項目はそのまま活用、一部は今回のお客様に向けて修正し、課長へ承認依頼を回しました。
B社もA社と同様に課長はテレワーク、部長は出張中ですがそれぞれPCやスマートフォンでその日の内に承認を終えました。
役員・社長決裁
役員・社長もそれぞれの可能な時間・場所で承認・決裁し、作成開始から数日で決裁完了しました。
コンペ当日までには時間的な余裕があるので、提案資料の作成にも十分取り組めそうです。
B社の方が意思決定が早く完了したことから、提案の改善サイクルを速く回すことが出来ているため、ビジネススピードが速いとも言えるでしょう。
また、B社の方がA社より提案の質を高める時間を確保できているため、コンペを優位に進められる可能性は高いのではないでしょうか。
ワークフローシステムによる意思決定の迅速化に関する事例
ワークフローシステムで意思決定が迅速化した事例を一部ピックアップして紹介します。
3週間～1ヶ月かかっていた申請・承認期間が大幅短縮。意思決定が迅速に。
紙書類を回していたときは申請から決裁まで平均1週間かかっていたものが、現在はほとんどが1～2日で完了。
従来の紙ベースでの承認・決裁業務では、一連のプロセスが終了するまで平均1～2日ほど要していたが、数時間単位で終わるようになるなど承認スピードが大幅に向上。
場所に制限されず承認・決裁が可能になり、決裁までの時間も半減。
起案から決裁までの日数が大幅に短縮。特に本部まで上申する決裁に関しては平均で約半分に短縮。
上記事例のように、ワークフローシステムを導入して決裁スピードが大幅に向上した結果、意思決定の迅速化につながったと実感されている例が多数あります。
ワークフローシステムによる意思決定の迅速化でビジネススピードアップ・競争力向上の第一歩を
意思決定を紙からワークフローシステムでの電子化に変えることで、多種多様なお客様の意思決定の迅速化、ビジネススピードアップに繋がっています。
以下の資料では、紙による申請業務をそのまま電子化するワークフローシステム「Create!Webフロー」の概要を紹介しております。ご興味のある方は是非ご覧ください。
紙とハンコのない稟議でスマートなワークフローへ
資料の主な内容
- Create!Webフローとは
- 導入するメリット、活用シーン
- 導入実績・導入事例
- 機能紹介
- 導入までの流れ
