【完全ガイド】経営層を説得し、ワークフローシステムをスムーズに導入する方法

公開日 2025.05.29

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「ワークフローシステムを導入したいのに、経営層の理解を得られない…」

そんな悩みをお持ちではありませんか？ワークフローシステムの導入を進める際に担当者の方が直面しやすい課題の一つが、“経営層の説得”です。現場からは「導入したい」という強い声が上がっていても、経営層を巻き込み、予算を確保しなければプロジェクトは前に進めることはできません。

経営層を納得させるためには、導入の必要性や期待される効果を、経営視点に基づいた定量的なデータとともに伝えることが重要です。具体的な数値や事例を示しながら説明することで、導入の意義が伝わりやすくなり、承認を得る可能性も高まります。

本記事では、ワークフローシステム導入を成功させるために、経営層を説得するための具体的なポイントを分かりやすく解説します。導入プロジェクトを前進させるためのヒントとして、ぜひご活用ください。

経営層がワークフローシステム導入に納得しない理由

そもそも、なぜ経営層は現場からの要望があるにもかかわらず導入に慎重なのでしょうか？

ワークフローシステムの導入には、申請や承認の手間を削減し、決裁スピードを向上させることで、業務効率化できるといったメリットがあります。さらに、内部統制の強化、ペーパーレス化、テレワーク対応といった現代の業務環境に即した改善効果も期待できます。

しかし、こうしたメリットは主に現場の業務改善に関するものであり、経営層にとっては導入の決め手になりにくいと言えます。まず、経営層は常に「会社の利益向上」や「事業成長」を最優先事項として考えています。そのため、経営層の理解を得るためには、業務効率化という現場目線のメリットだけでなく、「業務改善が結果的に利益向上や事業成長につながる」「導入コストに対して十分な投資対効果が見込める」という経営目線の説得材料を明確に提示することが重要となります。

経営層を動かす2つのポイント

では、どのようにすれば経営層の理解を得られるのでしょうか？
重要なのは、経営視点でワークフローシステムの価値を伝えることです。

2つのポイントを具体的に解説していきます。

ワークフローシステム導入のメリットを経営課題とつなげて説明する

経営層は「業務効率化」や「作業負荷軽減」よりも、会社の利益向上や事業成長に直結する話に強い関心を持っています。したがって、ワークフローシステムを導入することによって、会社全体の経営課題を解決できることを明確に伝える必要があります。

例えば、以下のように伝え方を工夫しましょう。
　
　

メリット	経営層向けの伝え方
申請・承認作業の効率化	承認の迅速化により、意思決定スピードが向上し、ビジネス機会を逃しにくくなる
ペーパーレス化	印刷・保管コストを削減し、コスト最適化を実現できる
内部統制の強化	不正防止やコンプライアンス強化につながる

このように、経営層には「楽になる」「手間が減る」ではなく「事業成長を加速する」「コスト削減を実現する」という言い方にすることが重要です。
　　

投資対効果を数値化する

経営層はシステム導入にあたり「費用対効果（ROI）」を最も重視します。つまり、導入コストに対して、どれだけの利益・コスト削減・業務効率化が見込めるのかを明確に示す必要があります。

例えば以下の前提条件で削減コストを計算してみましょう。

こちらのケースで以下のようにコストを算出してみますと、年間約375万円程削減できる想定です。
　　　

ワークフローシステムにかかる費用は約１６５万円／年なので、ROIを計算すると227％となり、投資以上の効果を得られることが数字で分かります。　　

このように仮定でもよいのでまず前提条件を設定して、具体的な数値を計算し、経営層に提示することで、経営層も「導入するべき」という判断をしやすくなります。

具体的な数値のシミュレーションと合わせて、他社事例を示すのも効果的です。経営層は「他社がどうしているのか」に強い関心を持っています。特に競合他社がすでにワークフローシステムを導入し、生産性を向上させている場合、我が社も導入しないと競争優位性を失うという意識が働きます。そのため同業界の成功事例や競合他社の導入事例も併せて提示するとよいでしょう。