最適な文書管理のために、ワークフローシステムができること

パソコンやインターネットが普及し、情報管理の基盤が電子へと移行し始めてから約四半世紀。以来、電子帳簿保存法やe-文書法などの法律も整備されてきたことでペーパーレス化が徐々に加速し、電子的な文書を管理するニーズは年々高まりを見せています。
弊社のお客様からも、「社内の文書をシステムで管理したいのですが、Create!Webフローでできますか？」といったご相談を数多くいただくようになりました。

そこで、今回は、ワークフローシステムによる文書管理と、ワークフロー×文書管理システム連携で実現する文書管理についてご紹介します。

ワークフローシステムで文書を管理する目的

ワークフローシステム「Create!Webフロー」には、ワークフローに関する文書を管理する機能があります。申請時の文書や決裁済みの文書、それらに紐づく添付ファイル類がすべてシステムで管理されており、

• 統一されたフォーマットで申請できるように、文書のひな型を管理したい。
• 決裁権限規定に則って、承認者・決裁者に効率的に文書を回付したい。
• 文書を種別ごとに保管し、権限のある人だけがアクセスできるようにしたい。
• 監査で必要な過去の決裁文書を検索して素早く見つけたい。

といったことが標準機能でできるようになっています。
これら、ワークフローシステムにおける文書管理の機能は、「業務手続きをスムーズに遂行し、その証跡を残す」というワークフローシステム本来の目的に基づいて構成されています。

一方、文書の保管・保存に特化したシステムとして「文書管理システム」というジャンルがあります。文書管理システムは「様々な文書を、すぐに取り出せる状態で保管・保存する」ことを目的としています。

ワークフローシステムと文書管理システムには、ペーパーレス化を促進するなどいくつかの共通点もありますが、文書を管理する範囲と目的が異なります。システム選定の際には、何の文書をどのように管理したいのかを明らかにすることが重要となってきます。そして、実はその結果として、上記両方の目的を叶えたい、というご要件をいただくことも少なくありません。そんな場合に弊社では、両システムの連携による文書管理体制を提案させていただいております。

ワークフロー×文書管理、システム連携の2大要件

１．ワークフロー発生の文書も、それ以外の文書も、一元的に管理したい

日常業務における文書は、ワークフローシステムから発生するものが全てではなく、メールなどでやり取りされるファイル、紙の文書も多く存在します。例えば、ワークフロー決裁後に行われる業務の結果として、契約書や物品を購入した際の注文書、請求書、保証書、説明書などの関連文書が新たに発生するでしょうし、ワークフローに全く関わりのない業務でも文書は作成されていることと思います。

これらの多種多様な文書を一元的に保管したいというご要件から、文書管理システムが利用されます。ワークフロー発生の文書も、それ以外のファイルも、紙文書をスキャンしたものもすべて、1つの箱の中で管理することで、文書を探す際にはそこで検索すれば見つけることができるようになります。

文書管理システムには、検索性を高めるための機能（全文検索や、検索条件をビューとして保存できるなど）や、契約書等のように更新期限がある文書について決まった時期にアラートを出す機能など、様々な文書を統合的に保管するのに適した機能が備わっています。そのシステムの中に、ワークフローシステムで決裁された文書も受け渡すことで、一元管理を実現します。

２．ワークフローのルールと異なる、文書保管のルールがある

組織には、物事の決定方法は「決裁権限規定」、文書の取り扱いは「文書管理規定」というように、それぞれの業務運用の拠り所となるルールが定められていることと思います。この中で、ワークフローシステムはワークフローに関連するルールには柔軟に対応できますが、決裁後の文書保管についてのルールにはシステム単体では対応しきれないものも存在します。

そのような文書保管のルールが存在する場合、もしそれがアクセス制御に関する内容であれば、ワークフロー決裁時に文書をファイルサーバーに出力してそこでワークフローとは異なるアクセス制御をしていただくことでも対応できます。

しかし、ワークフローと関連性の薄いフォルダー階層での整理、属性のタグ付け、アラート、廃棄に関するルールや、組織の統廃合や文書管理規定の変更時への対応といった文書保管に関する高度なご要件がある場合には、文書管理システムの機能で対応するのが最善案となります。この場合においても、ワークフローシステムで文書の申請から決裁までを管理し、その決裁文書を文書管理システムに引き継ぐことで、すべてのルールを無理なくシステム化することが可能です。

システム連携に強いワークフロー

弊社の過去の事例の中でも、Create!Webフローを運用中のお客様から文書管理拡張のご相談をいただいたり、また逆に文書管理システムを運用中のお客様からワークフローを強化したいということでお引き合いをいただいたということは数多くございます。

Create!Webフローには、ワークフローシステムとその他のシステムをシームレスに連携するための「決裁データ出力オプション」という拡張機能があります。この機能では、設定をしておくだけで、決裁時に決裁文書やデータ・添付ファイルを自動でエクスポートし、他システムに受け渡すことができます。

文書管理システムとの連携においても、手動でファイルを出力するといった作業は必要はありません。ワークフローシステムで決裁された文書を自動的に文書管理システムに引き継ぐことが可能です。

今後、組織内のペーパーレス化が進むのにともなって、「もっとこんな風に管理をしたい」というご要件は増えていくかもしれません。将来的に新たなご要件が生まれた場合にも対応可能なシステム連携の強さは、Create!Webフローがお客様に選ばれる理由の一つとなっています。