紙イメージのままDX ～成功させる4つのポイント(導入編)～
Create!Webフロー セールスチーム
DX(デジタルトランスフォーメーション)は今や必須テーマに近い状況となっており、様々な角度から取り組みを進めている方が多いのではないでしょうか。
取り組みの範囲が多岐に渡り、長期間を要するテーマも多い中、まずは限られた範囲でもアナログからデジタルの業務へ切り替えて組織としての成功体験を作り、徐々にデジタル化の範囲を広げていくことが重要です。
取り組みのスタートとしやすい業務の一つとして、紙による社内の申請・決裁業務の電子化があります。
取り組みやすい理由として「取引先などの社外を巻き込まずに社内だけで改善できる」、「紙や業務量が減る事が目に見えて分かりやすい」点などがあり、紙による社内の申請・決裁業務の電子化の手段の一つとしてワークフローシステムがあります。
DXの取り組みの一歩目としてワークフローの導入を始める為のポイントは以下の通りです。
- 今までの紙での申請・決裁業務から見た目が変わらないものを選ぶ
- まずは無償のトライアルからはじめる
- 一部の部門内で完結する小さい範囲で進める
- 現在の業務で非効率な部分は電子化の際に変える
それぞれのポイントについて詳しくご紹介します。
ポイント① 今までの紙での申請・決裁業務から見た目が変わらないものを選ぶ
システムは導入するだけではなく利用されてはじめて意味のあるものとなります。
特に申請・決裁業務は社内の数多くの方が関わり、日々の仕事に密接に関わることからシステム導入による変化が大きく、覚え直すことが多くなってしまう場合には 導入したものの利用されない・導入そのものに反発されてしまう恐れがあります。
そこで、今までの紙での申請・決裁業務から見た目が変わらないシステムを選ぶことでシステム導入による変化、覚え直すことを極力少なくして利用のハードルを下げ業務改善の効果を出すことができるようになります。
ポイント② まずは無償のトライアルからはじめる
サービスを有償で開始し、万が一期待する効果を得られなかった場合には費用が無駄になってしまうのみではなく、その後のDXへの取り組みが減速してしまうリスクがあります。
その為、サービスの有償利用から始めるのではなく、まずはトライアルなどを利用して無償で開始し、その中で一部の業務をデジタルに切り替えることで手応えを掴んだ後に有償契約に進むことも、その後の導入をスムーズにする為に重要なポイントです。
ポイント③ 一部の部門内で完結する小さい範囲で進める
複数部門に関わるものや条件によって回付先が変わるような複雑な申請業務はシステム上で実現させるまでに時間を要します。
また、成果が出ていない業務の変更に対して複数の部門と調整を進める際には理解を得づらい場合もあります。
その為、まずは一部の部門内で完結し、条件によって回付先が変わらない小さい範囲から改善して効果を実感し、課題とその対処法を検討することが重要です。
ポイント④ 現在の業務で非効率な部分は電子化の際に変える
今までの紙の申請・決裁業務から変わらないことは重要ですが、非効率で課題がある部分まで電子化の際に引き継ぐ必要はありません。
紙から電子化になることが今までは後回しになってしまっていた部分も含めて改善する機会となる為、このタイミングで申請書からの不要な項目の削除や類似の申請書の統合なども進めることができます。
申請書の改善点を全て洗い出すことにフォーカスしてしまうと電子化のスタートが遅くなってしまう為、トライアルでは最低限の改善に留め、開始を早くすることを優先するように注意が必要です。
まずは一部門から成功体験の実績を
まずは一部門から申請・決裁業務を紙からワークフローシステムでの電子化に変えることで成功体験の実績を作ることが、その後のDXの取り組みをスムーズに進める大事な布石となります。
「Create!Webフロー」は紙による申請業務をそのまま電子化するワークフローシステムであり、1ヶ月無償のトライアル期間があります。
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