Excel申請書を見ながら別システムに手入力していませんか？
ー データ分断による「二度手間」を解消する仕組み

Excelで作った申請書を印刷したり、画面上でExcelファイルを開きながら、その内容を基幹システムや人事システムに同じ内容を入力したりするといった作業に、毎月どれくらいの時間が費やされているでしょうか。

申請書をデータで作成し、承認をメールで回しているにもかかわらず、申請の途中もしくは最後に手入力が発生しているケースは珍しいことではありません。

「ある程度の手入力はやむをえない」と諦められることも多いですが、「人の目を見ながらの転記」には、見えないリスクと無駄な作業が発生しています。

この記事では、データがシステム間で途切れてしまっている状況の整理とその解決策について解説します。

申請・承認まわりの業務の見直しを検討されている方は、お問い合わせページからご相談いただけます。

「紙や画面上のExcelを見ながらの転記」が引き起こすリスクと無駄

Excelデータの手入力（二重入力）が当たり前になっている現場では、次のような「見えないリスクと無駄」が、少しずつ積み重なっていきます。

• 入力ミスが起きる
  紙やExcelファイルと別システム間を行き来する中で、金額の桁数や日付を打ち間違えるリスクが常にあります。
• 確認作業に時間がかかる
  データ同士を照合する「突き合わせ」という付随業務が発生し、確認者にも工数がかかります。
• データの鮮度低下
  決裁が終わってから手入力が完了するまでにタイムラグが生じ、リアルタイムな状況把握を妨げます。

これらは担当者の注意力で解決するのではなく、「データが途切れる仕組みそのもの」を見直すことで根本解決すべき課題です。

このような課題を解消するには、申請から承認、そして後続システムへのデータ連携までを一貫して扱える「仕組み」を整える必要があります。

個人の作業で補うのではなく、データが自動的に引き継がれる業務フローへ再設計することが重要です。

Create!Webフローで実現する「一貫したデジタル化」

ワークフローシステムCreate!Webフローは、申請から決裁、そして外部システムと繋ぎ、手入力の無駄を解消します。

• 決裁データを「CSV出力」して有効活用できる
  Create!Webフローで決裁が完了した申請書の内容は、CSV形式で一括出力することが可能です。出力したい項目（金額、日付、取引先名など）をあらかじめ設定しておくことで、別システムへのインポート用データを簡単に作成できます。これにより、紙や画面上のExcelファイルを見ながらの入力作業と、それに付随する関連作業を解消できます。
• APIや外部サービスと連携できる
  より高度な自動化として、サイボウズグループウェアやMicrosoft365などの主要なクラウドサービスとのAPI連携も利用可能です。API連携を活用することで、データの受け渡しをより直接的に行うことができます。また、「申請フォームリンク」を使えば、外部システムで入力したデータを引き継いで、表示することも可能です。

• 「いつものレイアウト」で入力精度を高める
  Create!Webフローは、既存の申請書に近いレイアウトをそのままフォームとして利用できます。見た目を大きく変えることなく、使い慣れた申請書の形を残したまま電子化に移行できるため、現場の抵抗が少なく、さらに数値や日付などの入力補助機能が充実しているため、「正しいデータ」の入力が可能です。

このように、手入力の解消と入力ミスリスクの低減により、データをリアルタイムで後工程へ引き継ぐことが可能になります。その結果、確認工数の削減や迅速な状況把握を通じて、業務全体のコスト削減と意思決定の迅速化につながります。

まとめ

Excelで作った申請書を見ながら別システムに手入力するといった作業は本来データで完結できるはずの工程です。

見直すべきポイントは個人の作業スピードではなく、「データが一本化されていない状態」そのものです。

ワークフローシステムを導入し、決裁後のデータを後工程へ引き継ぐ仕組みを整えることで、転記ミスや確認の手間をなくし、組織全体の生産性を向上させることができます。

導入にあたっては、必ずしも全社一斉の切り替えは必要ありません。手入力や転記作業が特に多い業務から着手するスモールスタートも可能なため、 ぜひお気軽にご相談ください。