「今どこ？」の問い合わせがゼロになる―
承認状況をリアルタイムに可視化する仕組みの作り方

「あの申請、今どうなっていますか？」

「提出した申請書はどこで止まっていますか？」

管理部門に、上記のような問い合わせが毎日のように寄せられていませんか？
管理部門は、各承認者に確認をしたうえで問い合わせに回答しなければなりません。さらに、管理部門が確認に時間を費やしているうちに時間が経過し、組織の意思決定スピード低下を招く結果にもつながります。

こうした申請書の「行方不明」や「滞留」は個人の問題ではなく、承認フローが可視化されていないという「仕組み」の問題です。
ここでは、申請書の進捗問い合わせをゼロにする「進捗の見える化」の仕組みを解説します。

すぐに解決策を知りたい方は、お問い合わせページから具体的なご相談が可能です。

書類の所在がわからなくなる2つの要因

紙の申請書が他の書類に紛れたり、メールの受信箱のなかで承認依頼のメールが埋もれたりすることはよくあることです。

問題の根本には、2つの要因があります。

承認フローが見えない

承認フローが見えていない場合、申請者が申請書を提出した後、誰が承認するかを把握できず、どこで書類が止まっているのかを確認することができません。

そのため、進捗を確認するために管理部門への問い合わせが発生し、管理部門が進捗を把握するためには承認者に直接確認をせざるを得ないという「確認の連鎖」が生じます。

現在のタスクが明確化されていない

承認者が書類を受け取ったことに気づいていない場合、申請者は「自分の手から離れたつもり」、承認者は「自分の手にはない」という宙ぶらりん状態になります。

責任の所在が明確でないと、案件は放置されてしまいます。

承認フローの進捗を可視化するために必要なこと

申請書の所在がわからなくなる問題を解消するには、個人の努力に頼るのではなく、仕組みそのものを見直す必要があります。

1.人に聞かなくても進捗が見えること

申請書が今どこにあり、誰が対応中かを関係者が確認できれば、問い合わせ自体が不要になります。

2.承認の依頼が明確にわかること

承認依頼が来ている、ということを承認者本人へ通知が飛ぶ仕組みがあれば見逃しや放置を防げます。

この解決策を実現するための効果的な方法がワークフローシステムです。

Create!Webフローで申請書の所在を見える化する

ワークフローシステム「Create!Webフロー」は、申請書の所在をリアルタイムに把握し、停滞を防ぐための機能を備えています。

直感的にわかる「進捗状況」

• 直感的な「人型アイコン」表示

承認ルートが人型アイコンで表示され、一目で承認経路がわかります。

• 「済」マークと「点滅」で現在地を把握

承認済みのステップには「済」マークがつき、現在処理中の担当者はアイコンが点滅表示されます。申請書が今どこにあり、誰が対応中かをいつでも確認することができるため、管理部門の確認業務の負荷を軽減できます。

放置を防ぐ「通知」と「督促」

• メールへの自動通知

 承認者へは、承認依頼がメールで届きます。承認者はメール内のリンクから直接申請書を開けるため、システムを立ち上げ直す手間なく即座に対応を開始できます。

申請者へは、自分が提出した申請書が決裁されると、決裁完了の通知メールが送られるため、決裁完了後に続く次の業務もスムーズに始めることができます。

• 重要マークと督促機能

急ぎの案件には重要マークを付与して優先度を明示したり、滞留している案件に対して、システムから承認者へ自動で督促を行うことも可能です。

書類の所在がわからない状態は、管理部門の負担が増えるだけでなく、意思決定の遅れを引き起こす経営課題といえます。Create!Webフローで申請書のフローを可視化することで、停滞を防ぐとともに、迅速かつ的確な意思決定ができる環境が整います。

まとめ：担当者の対応力ではなく「仕組み」で解決を

「申請書がどこにあるかわからない」

「承認の進捗状況を誰も把握できない」

ーーこの状態が繰り返される原因は、承認経路と承認の状態が可視化されていないことから生じる必然の結果です。

見直すべきは担当者個人の注意力ではなく、申請書の所在と進捗状況を組織として常に把握できる仕組みです。

Create!Webフローは、プログラミングなどの専門知識は不要です。

申請フォームや承認ルートは、マウスを使って直感的に設計することができます。

システム担当者がいなくても導入できるため、部門単位でのスモールスタートも可能です。

貴社の業務課題や現在の運用に合わせてご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。