社内に申請書が散在していませんか？
「探す・集める」時間をゼロにするデータ活用

「社員からは個別にExcelで申請書を提出してもらっているが、ファイルがバラバラで集計に時間がかかる」
「月次の数字をまとめるだけで数日かかり、経営層への報告が遅れてしまう」

このような課題を感じている管理部門の方は多いのではないでしょうか。

Excelによる申請業務は一見回っているように見えても、実際にはデータが分散しているため、集計や報告に時間がかかります。その結果、必要な情報がタイムリーに共有されず、意思決定の遅れにつながっています。

申請・承認まわりの業務の見直しを検討されている方は、お問い合わせページからご相談いただけます。

Excelの申請書で発生している「見えないコスト」

Excelの申請書を運用していると、目立たないところでコストが発生します。

多くの企業で実際に「見えないコスト」が発生する業務シーンは、次のとおりです。

• 経費・出張費精算の月次集計
  受信メールボックスからExcelファイルを一つずつ開き、内容を確認しながら「全社集計用マスターExcel」へ転記する作業。メール受信数が数百件以上に及ぶこともあり、担当者はメールの選定だけでも時間と労力を費やします。さらに、全角・半角の混在や表記ゆれを修正（データ掃除）などの細かい作業を1件ずつ行う必要があり、小さな負担が積み重なって膨大な作業量となることが多いです。
  
• 申請書フォーマットの更新対応
  法令改正などでフォーマットを改定するたび、古いファイルとの差し替えや周知メールの送付などの作業が発生します。旧版での提出による差し戻し対応や再提出依頼も、二次的なコストとなります。

• 稟議書の内容確認
  状況報告のために期間別に特定の条件下での稟議書を集計したいとき、Excelの申請書で運用している場合は、ファイルを一つひとつ開いて確認しなくてはなりません。例えば「100万円以上の投資案件だけを抽出する」という目的の際、ファイルをすべて開いて申請金額を目視で確認する必要があります。

上記のような負担は、担当者個人の頑張りによって対応されていることが多いですが、結果的に残業時間がかさんだり、別の業務が後ろ倒しになったりするなど、組織全体の生産性を低下させる要因となります。

申請書が散在すると、なぜ集計業務の負担が増大するのか

Excelでの申請書管理により、集計業務の負担が増大する理由は主に3点あります。

① 必要な申請書を探すのに時間がかかる

メール添付で送付されたExcelファイルや共有フォルダーに保管されているExcelの申請書。どちらも書類が分散しがちで、どこに何の書類があるか探す手間が常に発生します。

② ミスが発生しやすい

集計の際には個別のExcelファイルから数字を集計用ファイルやソフトに転記します。手作業で行うため転記ミスや見落としは避けられません。また、複数のファイルや書類を1つずつ確認しながら集計するため、ファイルの見落としリスクも高まります。

③ 集計作業が属人的かつ手作業になる

Excel運用での集計作業は、「どのファイルからデータを取得するのか」「どのようなレイアウトに整えるのか」など、スタッフ個人の判断に依存する場面が多くなります。自動化されず手作業で行うため、一つひとつの業務を着実に実行するスキルも必要です。

集計業務が複雑になればなるほど、業務が属人的になります。

原因は「データの持ち方」にある

Excel管理による業務負担増加の問題の根本原因はシンプルです。

管理や運用の問題ではなく、データの持ち方そのものにあります。

1. データがファイル単位で分断されている

Excelはファイル単位で分断されるため、データが一元化されず、集計や横断的な管理が成立しない構造になっています。

2. 入力・保存のルールを強制できない

Excelでの運用では、入力方法や保存ルールを統一するために呼びかけを行うことはできますが、最終的には入力する人の判断に委ねられます。その結果、次のような問題が生じます。

• 同じ項目でも表記ゆれが発生する（全角・半角の混在など）
• 必須情報の入力漏れが起きる
• データの形式が揃わず、そのままでは集計に使えない状態になる

申請書の分散運用の影響で生じる本当のリスク

この状態を放置すると、以下のような影響が出ます。

• 集計業務の工数が増大し、本来注力すべき業務の時間を確保できない
• 数値の正確性に不安が残り、内部監査の際に見直しが必要になる
• 経営判断のスピードが低下する
• 業務が特定の担当者に依存する

つまり、単なる手間の問題ではなく、組織全体の意思決定の質とスピードにも影響する問題であるということです。また、内部監査の際にデータの正確性について指摘を受けるということは、企業としての信頼性の問題にも影響しかねません。

Create!Webフローで実現する「申請業務の効率化」

ワークフローシステムによって申請・承認プロセスをデジタル化することは、単なるペーパーレス化に留まりません。蓄積されたデータを「活用」できる状態に作り変えることを意味します。

1. 申請データの一元管理と全案件の「詳細検索」

• Create!Webフローでは、申請から承認まで全ての申請書がシステム上のデータベースに集約されます。

• 目的のデータを即座に抽出
  案件IDや申請者名だけでなく、「金額」や「取引先名」といった申請書内の特定項目の値で詳細検索が可能です。
  
• 検索効率の向上
  期間別や部門別での絞り込みも容易なため、急な問い合わせにも即座に応答できます。

2. 目的別に使い分け！転記不要の「集計機能」

Create!Webフローは、蓄積されたデータを活用するための集計機能を備えているので、煩雑なコピペでの転記作業が不要になります。

• 一覧表示
  条件に合致する案件をリスト形式で表示します。申請データ、申請部署、申請年月日などを一覧表示して、Excelや分析ソフト等での集計・分析に活用できます。
  
• サマリ集計
  特定の項目の「件数」「合計」「最大・最小」などを算出します。例えば、「今月の経費総額」や部門別の残業時間などを瞬時に把握できます。
  

クロス集計
「行項目」と「列項目」を掛け合わせて集計します。例えば、縦軸に「部署」、横軸に「月」を設定することで、部署ごとの集計や、月別の集計を出すなど多角的な分析が可能です。

3. 運用を楽にする「集計テンプレート」と「CSV出力」

Create!Webフローは、データの集計や分析などの運用を効率的に運用するための、テンプレートやCSV出力機能を搭載しています。

• 集計テンプレート
  よく使う集計条件（対象の業務区分や集計項目など）は「テンプレート」として保存できます。一度設定すれば、次からはテンプレートを選ぶだけで最新の数字が反映されます。
  
• CSVダウンロード
  全ての集計結果はCSV形式で抽出して、ダウンロード可能です。より詳細な分析資料やグラフ作成が必要な場合も、転記ミスなくスムーズにデータを移行できます。

まとめ

Excelによる申請業務は、データが分断されているがゆえに、管理部門が「情報を集める・整える」作業に追われがちです。Create!Webフローを活用することで、データの一元化と集計の自動化を実現し、管理部門は「作業」から解放され、より高度な「分析・報告」へと注力できるようになります。

Excelでの運用からワークフローシステムへスムーズに移行できるかを懸念点として挙げられることもありますが、Create!Webフローは、プログラミングなどの専門知識不要の簡単なマウス操作でフォーム作成やルート設定が行えます。

さらに、特定の部署や小規模な業務からの「スモールスタート」で、効果を実感いただいてから本格導入を判断いただくことも可能です。

申請の集計業務でお悩みのある方は、お気軽にご相談ください。