「テレワーク」と「オフィスワーク」をつなぐ、紙に縛られない働き方とは

コロナ禍において事業の継続と従業員の安全確保の両立が求められ、多くの企業ではテレワークが導入されました。現在では、次なる環境整備として、コスト削減や生産性向上を目的としたオフィス改革の取り組みが増えています。
今回は、オフィスのあり方を見直す上で欠かせない紙文書について、これからの働き方に見合った運用を考えていきます。

コロナ禍をきっかけとする働き方の変化

新型コロナウイルス感染拡大の影響によって政府が2020年4月に発令した緊急事態宣言以降、テレワークが広く普及しました。

収束までの先行きが見えない状況が続き今日でもテレワークを継続している企業は多く、コロナ禍をきっかけに働き方が変化し始めています。
そのひとつに従業員の出社する機会が減ったことで稼働率の低いオフィスの面積を縮小したり、複数の拠点を本社に集約させたり、都心から郊外へ移転するなどのテレワークを前提とした動きが広がっているようです。

こうしたオフィスの縮小や移転を計画する際に明らかになるのが、社内に保管されている紙文書の存在ではないでしょうか。日常業務ではオフィスにある全ての紙文書を把握する機会がありません。

オフィスに保管されている膨大な量の紙文書

オフィスには領収書など法令で保存年限が決まっている文書から、稟議書など経営層の意思決定を書面化した重要な社内文書まで実に多くの書類が存在しています。中には文書の性格上、永久保存が必要と考えられるケースもあります。
これらは種類ごと、年度ごとに分類され、ファイリングしてキャビネットの中に保管されています。

しかしながら保管スペースをオフィス内で確保するには限界があり、膨大な量の紙文書の存在は、オフィスの見直しを担当する総務部門の頭を悩ませることになります。
これらの運用を改善できるとしたらどのような方法があるのでしょうか。

どこから始める？紙文書の業務改善

そこで検討されるのが電子化、いわゆるペーパーレス化です。
電子化することでオンラインでのやりとりが可能となり、紙の保管が不要となるため、オフィスの保管スペースを考慮する必要がなくなります。

しかし、紙の文書を扱う全ての業務を電子化するのは現実的ではありません。電子文書を原本とみなすことのできる文書からはじめたり、文書の所管部門ごとにはじめるなど対象を絞り込むのがポイントです。

例えば、日常業務にはワークフローと呼ばれる「申請・承認」を行う手続きがあります。勤怠届、住所変更届、出産・結婚届、備品購入申請書、経費精算書、出張旅費精算書、稟議書など様々なシーンで必要とされています。
紙で運用していると、日常的に大量の紙文書が次々に生み出されていきますが、これらの業務はワークフローシステムにより、容易にペーパーレス化することができます。このような複数の関係者が紙を通じて処理を進める業務から着手すると、電子化の効果を実感できるでしょう。

ペーパーレス化は、テレワークとオフィスワークの境界をなくす

企業の方針でテレワークを恒久化する場合でも、オフィスへ出社する従業員がゼロになるわけではありません。テレワークが難しい業務のため毎日オフィスへ出勤する従業員や、日によってテレワークとオフィスワークを交互に行う従業員もいることでしょう。どのような勤務形態であっても業務を止めない環境整備が必要となります。

ワークフローシステムは、このようなさまざまな働き方にも柔軟に対応できるツールです。
申請から決裁までの一連の流れをオンラインで処理が完結するため、PCやスマートフォンがあれば、オフィスでも自宅でも場所にとらわれずリアルタイムに業務を進めることができます。オフィスワークの従業員に業務の負荷がかかったり、テレワーク中の従業員が出社するまで手続きが滞るようなことはありません。

決裁完了後の文書も電子ファイルで保管されるため、過去の文書もファイリングされた紙文書をキャビネットの中から探し出す手間もなくなり、オフィスにいなくても必要な情報をいつでも閲覧することが可能です。
オフィスのあり方を見直す際には、あわせてペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

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