稟議書の書き方と例文｜基本項目ごとに何を書くかを解説

稟議書は、購入や契約、施策の実施などについて、組織内で承認・決裁を得るために作成する書類です。
何について判断を求めるのかを明確にし、理由や費用、根拠となる情報を記載します。必要な項目や説明の詳しさは、申請内容や組織のルールによって異なります。

例えば備品購入であれば、購入する物品や金額に加え、なぜ購入が必要なのか、数量や購入先をどう決めたのかなども、申請内容に応じて説明が必要です。

稟議書の基本項目と書き方を、備品購入の完成例文と、契約・システム導入などの応用例を交えて解説します。

ご自身の申請内容に合わせて、何をどこまで書けばよいかを確認してみてください。

稟議書の書き方で最初に整理したいこと

稟議書を書き始める前に確かめたいのは、何を承認・決裁してほしいのかという点です。
購入や契約の実施内容と、なぜ必要なのかという理由を分けて考えます。

例えば機器を購入するなら、「何を何台購入するか」と「その台数が必要になった事情」は別の情報です。

過去の稟議書を参考にする場合も、理由や金額が今回の申請条件に合っているかを確認します。

稟議の意味や承認・決裁までの基本的な流れを確認したい場合は、「稟議・稟議書」の解説も参考になります。

稟議書の書き方｜基本項目ごとに何を書くか

記載項目は組織の書式や申請内容によって異なります。

代表的な項目と、その情報が何の判断に使われるかを見ておきましょう。

以下では、件名や申請内容など、書く内容を整理したい項目について、具体例を交えて説明します。

件名

件名は、何について承認・決裁を求めるのかが分かるように書きます。

例えば「備品購入について」よりも「営業部門で使用するノートパソコンの購入について」とした方が、購入対象が具体的に伝わります。 

申請内容

申請内容には、承認・決裁してほしい内容を具体的に記載します。

備品購入であれば品名や数量、業務委託契約であれば契約先や委託する業務の範囲など、何を実施するのかが分かる情報を示します。 

目的、背景・理由

目的には実現したいことを、背景・理由には現在の状況と、実施が必要な事情を記載します。

例えば機器の更新なら、目的は「新たに使用する業務用ソフトウェアを利用できるようにすること」です。
「現在の機器はソフトウェアの動作要件を満たさず、利用できないため、対応機器への更新が必要」と続ければ、背景と理由も伝わります。

追加購入では、利用人数の増加や現在の台数では足りない事情を示します。

購入先や契約先の選定理由が必要な場合は、価格・仕様・対応条件など、比較した内容も判断材料です。

費用・条件

申請対象となる金額と内訳を、見積書や契約案に基づいて記載します。

物品購入では単価・数量・合計額、継続契約では初期費用や月額費用、契約期間などが主な確認項目です。

税込・税抜の別や支払条件も示し、今回承認を求める費用の範囲を明確にします。

期待する効果

期待する効果には、実施後に業務や作業がどう変わる見込みかを記載します。

申請内容によっては、現在の業務を継続するために必要な理由も判断材料です。

追加費用や業務への影響など、判断に関わる注意点がある場合は、本文や添付資料で補足します。

効果を数値で示す際は、実測値と試算値の区別や計算の前提が、根拠を確認する手がかりになります。

実施時期・期間

購入日、契約開始日、導入予定日など、実施する時期を記載します。

業務委託など一定期間にわたる申請では、契約の開始日・終了日も確認できることが大切です。

更新期限などの制約がある場合は、希望時期とその理由を合わせて示すと、なぜその時期に実施する必要があるのかが伝わります。

添付資料

見積金額の根拠には見積書、物品の仕様には仕様書、複数候補の選定理由には比較表など、本文の内容に対応する資料を選びます。

資料の有無だけでなく、本文と添付資料の記載内容が一致しているかも確認します。 

稟議書はどこまで具体的に書けばよいか

稟議書は、必要な項目が埋まっていても、説明が抽象的では判断に必要な情報が伝わらないことがあります。

理由・費用・効果について、どのような情報を補うと具体的になるのか、記載例で比較します。

※各行は、それぞれ別の申請を想定した例です。

実際の稟議書には、担当人数や現在の使用状況など、機器の追加購入が必要な理由を裏付ける事実を記載します。費用を正確に示すには、見積書や契約条件で金額と内訳を確認することが大切です。

導入後に業務がどう変わるかは、実際の使い方に沿って説明します。削減時間などを試算する場合は、現在の作業時間や計算の前提を添えると、数値の根拠が伝わります。

稟議書の書き方を完成例文と応用例で確認する

稟議書に記載する内容は、何を申請するかによって変わります。

まずは備品購入の例で各項目の書き方を確認し、続いて契約やシステム導入など、申請内容に応じた書き方を紹介します。

備品購入の稟議書例文

以下は5台の業務用ノートパソコンを更新する設定で、項目のつながりを示したモデルケースです。

実際の申請では、使用するソフトウェアの動作要件と購入予定機器の仕様を照合し、見積書などの資料に基づいて金額や数量を確認します。

購入先・選定理由や予算区分など、組織のルールで求められる情報も記載します。 

申請内容に応じた稟議書の書き方

契約では委託範囲や契約期間、システム導入では解消したい業務上の課題、新しい施策では実施目的や対象者が判断材料になります。

以下では、それぞれの説明を短い記載例で示します。

業務委託契約：委託範囲と期間・費用

業務委託契約の申請では、委託する業務の範囲と契約期間、発生する費用を示します。

定期的なデータ入力業務を委託する想定なら、申請内容は次のように書けます。

選定理由が必要な申請では、契約先ごとの対応範囲や条件など、実際に比較した情報を補います。

システム導入：現状の課題と導入目的

システム導入では、対象業務で起きている問題と、導入によって変えたいことを結び付けます。

対象業務や利用範囲、初期費用・継続費用、導入時期などは別途補います。期待する効果も、導入予定の仕組みで実現できるかを確かめてから記載します。

ワークフローシステムの導入を申請する場合は、「導入で失敗しないための確認ポイント」を使い、操作性・承認ルート・導入後の管理などを事前に確かめると、導入目的や期待する効果の根拠を整理しやすくなります。

新しい施策：実施目的と対象者

新しい施策では、誰を対象に、何を、何のために行うかが判断の手がかりです。社内研修なら次のような記載が考えられます。

研修の実施時期、対象人数、期待する習得内容などが判断に必要なら、申請に合わせて追加します。

書き終えた稟議書を提出前に確認する

提出前には、情報が書かれているかだけでなく、申請内容・理由・費用・資料の間に食い違いがないかを確認します。

見積額と本文の合計が異なれば、計算や転記を見直します。申請理由と実施内容がかみ合わないときは、必要性の説明が十分かどうかも確認します。決裁権限や承認先など、組織固有の条件の確認先は、規程や所管部門です。

申請に適用される書類・提出条件を詳しく調べる場合は「稟議規程」、金額などに応じた決裁者の決め方を確認する場合は「決裁権限規程」の解説が参考になります。

まとめ｜自分の申請に必要な情報をそろえて書く

稟議書を書く際は、承認・決裁を求める内容を明確にし、その理由や費用、根拠資料などを具体的に示すことが基本です。

記載例を参考に、申請内容や組織のルールに合わせて必要な情報をそろえます。

書き終えた稟議書は、提出前チェックリストを使い、理由と申請内容のつながりや、金額と添付資料の食い違いを確かめます。

不足があれば記載内容を補い、提出できる状態に仕上げましょう。

稟議書の回覧や提出後の進捗確認にも手間がかかっている場合は、関連記事「申請書を電子化する方法」で、入力・承認・保管までの電子化の進め方を確認できます。